Keine Kompatibilität von Office 365, Office 2016 und Office 2019

Trotz derselben Dateiendung sind Dateien unterschiedlicher Office-Versionen nicht untereinander kompatibel. Sogar innerhalb derselben Version, aber mit unterschiedlichem Updatestand, können sich die Dateien unterscheiden.

Lesedauer: 6 Minuten

Durch einen konkreten Sachverhalt bei einem Kunden wurden wir vor etwa vier Wochen darauf aufmerksam, dass es in bestimmten Situationen zu eigenartigem Verhalten insbesondere von Excel-Dokumenten kommen kann. Es brauchte unzählige Stunden der Recherche, sehr viele Tests und rund 50 Vermerke in unsere Ticketsystem, bis fest stand, es gibt hier wirklich ein Problem das offenbar keiner kennt und niemand wahrhaben möchte.

Microsoft bestätigte uns gestern final schriftlich:

Das .xlsx Format wird von Microsoft nicht konsistent eingehalten. Insbesondere zwischen Excel 2016 und Excel 365 und Excel 2019 besteht keine Kompatibilität (!!).

Das Szenario

Eine Excel Datei wird mit Office 365 ProPlus Excel erstellt. Öffnet man diese auf einem Rechner mit installierter Office 2016 ProPlus, so behauptet Excel, die Datei sei fehlerhaft. Es korrigiert angeblich Fehler, indem ungültige Inhalte gelöscht werden.

Die daraus resultierende Datei ist auf das Byte exakt gleich groß, hat aber eine andere MD5 Checksumme (ein technisches Verfahren zur Überprüfung der Gleichheit zweier Dateien). Es ist also wirklich irgend etwas verändert worden, auch wenn ich keinen Unterschied feststellen kann. Möglicherweise sind es nur die „Author“ Informationen, die Excel bei jedem Speichern akualisiert und dort auch einen Zeitstempel der letzten Änderung neu schreibt. Wie auch immer, Excel behauptet, es habe Inhalte gelöscht und das macht einen schlechten Eindruck. Insbesondere deshalb, weil die Protokolldateien von Excel grundsätzlich keine Informationen dazu enthalten, was eigentlich gelöscht wurde.

Nach vielfachen Tests stelle ich nun weiter fest: es gibt offenbar doch einen Unterschied in der Form wie Office 365 Excel Dateien erstellt und speichert gegenüber Office 2016.

Öffne ich dieselbe Datei über Office 365 Excel, tritt kein Fehler auf.

Aber – und jetzt kommt der Clou – die Meldungen zu gelöschten Inhalten wurden in Office 365 einfach nur ausgeblendet.

Wenn ich die Datei in Excel 365 über das Spezialmenü „Öffnen und reparieren“ öffne:

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…dann bekomme ich auch in Excel 365 die bekannte Fehlermeldung:

Also wird offenbar in Excel 365 beim „normalen“ Öffnen der Fehler ignoriert, beim „Öffnen mit Reparieren“ stellt Excel 365 reproduzierbar bei praktisch jeder erstellten Datei Fehler fest. Am selben Rechner, mit derselben Office Version. Selbst bei einer komplett leeren Datei ist das 100% nachstellbar.

Auch hier wäre es nicht Microsoft, gäbe es da nicht eine kleine Einschränkung zu nennen: auch dieses Verhalten unterscheidet sich je nach Updatestand der Office-Version und möglicherweise auch je nach Ort, wo die Datei gespeichert wird. Irgendwann verging mir die Lust, das noch weiter im Detail zu recherchieren, denn im Ergebnis ändert sich dadurch nichts.

Auch ein Versuch, die Datei erst in ein textbasiertes Standardformat (ods, auf meinem Linux Rechner) zu konvertieren und dann wieder zurück, endet demnach im selben Fehler. Die Datei ist danach lediglich rund 15% kleiner (was schon deutlich zeigt wie „schlecht“ Office eigentlich programmiert ist), die Fehler bleiben aber.

Abhilfe: keine

Die Auswirkungen waren Microsoft bisher offenbar nicht bewusst. Ich vergleiche das mal mit einem PKW. Wenn die Motorkontrolleuchte blinkt, dann gehe ich davon aus, dass etwas nicht in Ordnung ist und fahre mit dem Wagen in die Werkstatt.

So sehe ich das auch, wenn mein Office-Programm behauptet es seien Inhalt gelöscht worden. Dann kann ich nicht darauf vertrauen, dass die Inhalte noch vollständig vorhanden sind.

Microsoft kann das zugrunde liegende Problem nicht lösen.

Um dem aus dem Weg zu gehen, wird die Verwendung des Tools Inquire empfohlen. Mit diesem Tool kann man zwei Excel Dateien öffnen und miteinander vergleichen. Sogar Unterschiede in der Formatierung werden dadurch sichtbar.

An sich ja keine schlechte Idee, aber wenn ich die Originaldatei gar nicht öffnen kann weil sie dann ja schon verändert wird… dann macht auch die ganze Vergleicherei hinterher überhaupt keinen Sinn.

Unsere Empfehlung: Professionelle Software einsetzen

Microsoft Office ist eine sher umfangreiche Software, die man praktisch umsonst von Microsoft bekommt.

Ich sage nichts gegen Office per se.

Gemessen am Preis ist es die Nonplusultralösung und so einen Funktionsumfang könnte kein normales Unternehmen zu diesen Konditionen anbieten. Das geht nur mit entsprechendem Hebel am Markt und hier und da auch mit etwas unsauberen Methoden (vgl. dazu auch https://www.itk-security.de/wie-microsoft-seine-marktmacht-missbraucht/).

Microsoft Office, egal ob nun Office 365, Office 2019 oder auch ältere Versionen, sind aber keine professionelle Software. Erst Recht ist es keine Branchensoftware, auch wenn ich „Outlook!“ immer wieder als erstgenannte vermeintliche Branchensoftware von Kunden höre. Direkt gefolgt von „Excel für unsere Personaler!“. Sorry, nein, das ist es nicht und wird es nie sein.

Muss man sich auf seine Datenbasis verlassen können, dann ist es schlicht und ergreifend nicht das richtige Produkt.

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patrick.ruppelt