Nachrichten im E-Mail-Archiv finden

Lesedauer: 3 Minuten

Heute zeige ich Ihnen, wie Sie mit unserer E-Mail-Archivierung, die wir Ihnen aus unserem ITK Rechenzentrum als sogenanntem „Managed Service“ anbieten, längt gelöschte Nachrichten wiederherstellen können.

E-Mail-Archivierung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sie erleichtert auch den täglichen Umgang mit Ihrer persönlichen Mailbox. Denn wenn Ihre Mails automatisch archiviert werden, dann brauchen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie Nachrichten löschen die Sie möglicherweise später doch noch einmal benötigen. Außerdem funktioniert auch die Suchfunktion im persönlichen Archiv wesentlich zuverlässiger und schneller, als es beispielsweise in Outlook jemals der Fall sein wird.

Weil praktisch alle Kunden mittlerweile mit Outlook arbeiten, demonstrieren wir die Funktionen hier direkt in Outlook, also in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

Wie das genau geht, das erfahren Sie im folgenden Schulungsvideo. Weiter unten finden Sie auch noch ein kleines Transcript zum Nachlesen.

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Wir starten also Outlook, unser gewohntes Arbeitsmittel.

Wenn ich nun alte Nachrichten aus dem Archiv wiederherstellen möchte, klicke ich zunächst auf die Registerkarte „MailStore“. Das ist unsere Archivierung.

Im Feld „Suche in Archiv“ kann ich nun gezielt nach Nachrichten suchen. Suchen wir beispielsweise nach dem Begriff „test“. Wir geben also „test“ ein und drücken Enter, schon erscheinen 134 Nachrichten, in denen irgendwo „test“ vorkommt. Also im Betreff, in der Nachricht, oder sogar im Absendernamen.

Im Gegensatz zur Outlook-Suche funktioniert das Suchen hier schnell und mit vollständigen – und korrekten – Suchergebnissen.

Welche speziellen Suchfunktionen Sie verwenden können um Ihre Suche zu verfeinern, das zeige ich Ihnen in einem späteren Video.

Statt die Suchfunktion zu verwenden, können Sie natürlich auch den gesamten Inhalt im Archiv anzeigen lassen. Klicken Sie dazu oben auf „Archivordner“.

Jetzt können Sie sich durch Ihr Archiv durchklicken und zum Beispiel auch gezielt in den gesendeten Nachrichten blättern. Auch in dieser Ansicht werden alle Nachrichten angezeigt, die es hier jemals gab. Also auch all jene, die längst verschoben oder gelöscht wurden.

Ich hoffe, diese kurze Einführung hat die Funktionsweise unserer E-Mail-Archivierung verdeutlicht.

Weitere Funktionen wie das Beantworten von Nachrichten aus dem Archiv1)https://www.itk-security.de/nachrichten-direkt-aus-dem-e-mail-archiv-beantworten-und-weiterleiten/, das Wiederherstellen von Nachrichten2)https://www.itk-security.de/nachrichten-aus-dem-dem-e-mail-archiv-wiederherstellen/ sowie noch wesentlich erweiterte Suchmöglichkeiten erkläre ich Ihnen in den nächsten Schulungsvideos.

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patrick.ruppelt