„Known Issues“ mit Outlook (und auch mit Exchange, Exchange online, Office 365, Microsoft 365)

Lesedauer: 25 Minuten

Exchange, Exchange Online, Office 365 Exchange und Outlook sind weit verbreitet bei Firmen im Einsatz. Bei einigen wenigen Kunden stößt das System an seine Grenzen. Umso wichtiger ist es, die Einschränkungen zu kennen.

Alles, was Sie hier lesen werden, gilt gleichermaßen für die Cloud Versionen wie auch für die lokal installierten („on premises“) Versionen. Der einzige relevante Unterschied ist:

  1. bei der lokalen Exchange Version können einige der Einschränkungen durch Bastelei an der lokal installierten Software mehr oder weniger umgangen werden, wohingegen
  2. bei der Cloud Version keine Anpassung möglich ist. Wenn Microsoft alle Verbindungen zu Ihren Geräten kappt oder ein unerwartetes Verhalten von Outlook auftritt, dann müssen Sie damit leben.

Ursachenforschung

Die Ursache liegt dabei natürlich einerseits an einem sehr gewachsenen und wohl eher schlecht programmierten Gesamtsystem. Ich vergleiche das gerne mit DATEV.

Wir würden niemals auf die Idee kommen, etwas dem Grunde nach schon so inperformantes und unzuverlässiges wie „E-Mail“ auf einem Windows Server zu betreiben und dann auch noch Tausende Zusatzfunktionen direkt im Mailserver einzubauen. Würden wir unsere Supporttickets mit Outlook bearbeiten, es gingen wohl etliche Anfragen unter oder würden nicht fristgerecht bearbeitet werden.

Und dann die ständig wachsenden Anforderungen der Kunden. Alles haben wollen und praktisch nichts dafür zahlen. Irgendwie hat man das Gefühl, dass jeder seine kostenlose CRM Lösung aus Outlook bastelt. Dass das auf Dauer nicht gut geht, sollte eigentlich auch verständlich sein. Ist es aber offenbar nicht, auch deshalb dieser Artikel.

Einschränkungen kennen und damit leben

Seis drum, wenn man meint darauf angewiesen zu sein, dann sollte man wenigstens die Einschränkungen kennen.

Dieser Artikel hat weder Anspruch auf Vollständigkeit noch auf absolute technische Korrektheit. Die hier genannten Einschränkungen beziehen sich auf konkrete Sachverhalte, die – ausschließlich durch Microsoft selbst – so dokumentiert sind und in der Praxis auftreten können. Können, nicht müssen.

Aus aktuellem Anlass wird der Artikel vorab veröffentlicht. Er unterlag noch keiner Korrektur oder Lektorat, nachträgliche Änderungen sind deshalb ausnahmsweise vorbehalten.

Das generelle Problem mit allen Arten von Microsoft Systemen ist, dass der Hersteller im Marketing alles ohne Einschränkungen bewirbt und die möglichen Defizite nirgendwo klar und deutlich festgelegt werden. Die Leistungsmerkmale übrigens genau so wenig.

Microsoft sagt nicht umsonst ganz klar: take it or leave it!1)https://www.itk-security.de/wir-stellen-den-support-fuer-outlook-offiziell-ein/

Wir hatten bereits Supportfälle, die nach wochenlangem Gezeter endeten mit Microsoft offizieller Stellungnahme, man würde dem Kunden kulanterweise die letzte Monatsrechnung erstatten und alle Verträge kündigen. Der Kunde könne sich dann eine andere Lösung anschaffen. Denn Support für bekannte Probleme gibt es generell nicht. Take it or leave it.

Vergleich on prem und Cloud

Es sei angemerkt, dass die hier genannten Beschränkungen in der Cloud generell gelten und bei einer lokalen Exchange Installation (on prem) durchaus in Maßen ausgehebelt werden können.

Bei der on prem Variante ist man dem Grunde nach zwar auch an die Herstellervorgaben gebunden. Aber da die Dateien lokal auf dem eigenen Server liegen, kann man in Windows Registry, XML Konfigurationsdateien und Dateisystem herumpfuschen und vieles möglich machen, was der Hersteller eigentlich nicht vorgesehen hat. Nicht ohne Grund gibt es als funktionierend bekannte Standardparamter.

Hierzu empfehle ich im Detail auch die Lektüre der Artikel Cloud vs. on Premises und Hinhalten, zermürben, lügen – heute im Angebot: Microsoft.

Liste der Einschränkungen

Wie gesagt, diese Liste hat weder Anspruch auf Vollständigkeit noch auf hundertprozentige technische Korrektheit in allen Feinheiten. Sie soll nur einen Überblick darüber geben, welche Einschränkungen unserer Erfahrung aus über zwanzig Jahren mit diesem Produkt auftreten und auch von Microsoft dokumentiert sind.

Es gibt bestimmt noch viel mehr solcher Einschränkungen, viele treten auch nur in besonderen Konstellationen oder im Zusammenspiel mit anderer Software auf. Darauf soll hier nicht eingegangen werden.

  • Jeder Mitarbeiter erhält genau 1 Exchange Mailkonto. Keine 2 Konten. Und auch keine 5. Und auch kein zusätzliches IMAP Konto. Ein einziges Exchange Konto und sonst nichts. Niente. Nada. Rien. ничего. 没什么. qed.

Weil ich die immerwährende, nie enden wollende Diskussion hierum schon fünfzehn Jahre führe und keine Nerven mehr dafür habe, stelle ich eine Aussage ganz besonders heraus, die es so schriftlich auf der original Microsoft Webseite nachzulesen gibt:

„Outlook 2010, Outlook 2013, and Outlook 2016, Outlook 2019 and Outlook for Office 365 let you add your delegate’s account to your own profile and lets your delegate add your account to their profile. However, although there is no warning message or error, this profile configuration is not supported. For example, the following screen shot shows an Outlook 2010 profile that has two Exchange accounts.“2)https://support.microsoft.com/en-us/help/981245/issues-that-can-occur-when-you-add-multiple-exchange-accounts-in-the-s

example
Quelle: https://support.microsoft.com/en-us/help/981245/issues-that-can-occur-when-you-add-multiple-exchange-accounts-in-the-s3)https://support.microsoft.com/en-us/help/981245/issues-that-can-occur-when-you-add-multiple-exchange-accounts-in-the-s

Sacken lassen. Keine weiteren Fragen.

Der empfohlene E-Mail-Client heisst übrigens Outlook. Auch auf dem Handy heisst er Outlook App. Nicht Apple Mail, nicht GMail, nicht Thunderbird, sondern Outlook. Selbst bei einer iPhone Outlook App mag schonmal vorkommen, dass das Handy ein paar Stunden gefühlt offline ist und nichts tut. Finden Sie sich damit ab und bitte unterlassen Sie es, bei uns Support für Apple Mail anzufragen. Das ist genau so ein Schrott und wir supporten das nicht.

Weiter im Text.

  • Jeder Mitarbeiter erhält maximal 50 GB Postfachspeicher (inkl. öffentlicher Ordner). Eine Vergrößerung ist nicht vorgesehen, weder kurzfristig, noch notfallmäßig, noch anderweitig16)https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits. Aktuelle Anmerkung: Microsoft bietet zwar gerade die ersten 100 GB Postfächer, diese können aber nicht geteilt werden also fällt das als Workaround für die meisten Kunden aus. Und auch hier erlaube ich mir einen persönlichen Kommentar: Bei jeder Outlook-Mailbox über 4 GB läuft sowieso etwas ganz grundlegend schief.
  • Die Anzahl der Verbindungen von Clients zum Exchange Server ist limitiert. Bei lokaler Infrastruktur kann man da ziemlich viel basteln, um mehr zu ermöglichen. Bei der Cloud Variante hingegen gilt: Sobald Microsoft der Meinung ist, dass das Standardlimit von max. 20 gleichzeitigen Verbindungen erreicht ist, werden nach Microsofts undokumentierten Gutdünken alle Verbindungen zu allen betroffenen Mailboxen oder dem gesamten Standort getrennt17)https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/mail-flow/message-rate-limits?view=exchserver-2019.

    Zu beachten:

    Jede Mailbox öffnet je eine Verbindung „mail“, „kalender“, „aufgaben“, „personen“, „öffentliche ordner“, und ggf. für jeden angeklickten Unterordner wird auch wieder eine solche Verbindung. Eine Outlook Instanz mit nur einem einzigen Mailkonto hat also standardmäßig praktisch immer bis zu 6-7 Verbindungen zum Server offen. Je mehr voll eingerichtete Postfächer es werden, desto mehr Verbindungen gibt es. Anders ausgedrückt: es wird beim Wechsel in die Cloud nicht möglich sein, den Wildwuchs an Profilen auf zig Geräten weiterhin zu betreiben, wie man ihn manchmal beim Kunden vorfindet. Dann muss jeder Mitarbeiter „seinen“ Arbeitsplatz bekommen und nicht ständig wechseln (und erst Recht nicht an mehreren Arbeitsplätzen zeitgleich mit immer demselben Account angemeldet sein).

    Hierzu ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung:

    (1) Outlook mit 1 Postfach: 6-7 Verbindungen

    (2) Outlook mit 1 Postfach, Klicken auf 5 Unterordner: 11-12 Verbindungen

    (3) Outlook mit 1 Postfach und 1 freigegebenen Postfach: 7-8 Verbindungen (weil das zusätzliche Postfach über das eigene Postfach geöffnet wird)

    (4) Outlook mit 2 Postfächern: 12-14 Verbindungen

    (5) Outlook mit 2 Postfächern und Klicken auf 5 Unterordner: 19-21 Verbindungen mit der Folge des Trennens aller Verbindungen von Exchange zu allen Konten auf diesem Rechner. Wenn ein info-Konto dabei war fliegen alle Benutzer raus, die dieses info-Postfach ebenfalls geöffnet haben. Wenn man Pech hat wird das ganze Büro auf Basis der öffentlichen IP-Adresse „gekickt“.

Wie viele Verbindungen Outlook bei Ihnen aktuell geöffnet hat und wieso, das können Sie (zumindest unter Windows Outlook) selbst nachsehen. Klicken Sie hierzu bei gedrückter STRG-Taste mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste neben der Uhr und dann auf „Verbindungsstatus…“:

In der Liste können Sie dann einfach mal zählen.

Mein Outlook auf einer Testmaschine macht gerade eigentlich gar nichts. Ich verwende Outlook außer für Tests nicht, alleine schon deshalb, weil es kein Outlook für unsere Linux-Rechner gibt. Ich habe hier die Kalender von zwei Kollegen sowie eine freigegebene Mailbox eingebunden. Daraus resultieren 10 Verbindungen (wir erinnern uns, 6-7 pro Konto plus freigegebene Inhalte):

  • In der Cloud ist man Microsoft ausgeliefert18)https://www.itk-security.de/hinhalten-zermuerben-luegen-heute-im-angebot-microsoft/. Wenn Microsoft unangekündigt beschließt, die Leistung oder maximale Verbindungen zu reduzieren, dann ist das so. Ganz aktuell in Zeiten von Corona beispielsweise wurden mehrere Office 365 Dienste in der angebotenen Leistung und Bandbreite begrenzt 19)https://www.zdnet.de/88378132/zu-viele-im-home-office-microsoft-drosselt-einige-office-365-dienste/ und auch technische Probleme häufen sich. Microsoft Teams20)https://www.heise.de/newsticker/meldung/Microsoft-Teams-Ausfall-wegen-Zertifikatsablauf-4652527.html und Skype21)https://support.skype.com/de/statusarchive/ICM178132705 sind da auch schon mal einen ganzen Tag überhaupt nicht verwendbar22)https://www.zdnet.de/88378132/zu-viele-im-home-office-microsoft-drosselt-einige-office-365-dienste/23)https://support.skype.com/de/statusarchive/ICM178132705. Nach Bandbreitenbegrenzungen wurden nachträglich auch noch Synchronisationszyklen herabgesetzt und Limits wie maximale Speichergrößen nach unten geschraubt24)https://www.heise.de/newsticker/meldung/Nutzerandrang-Dienste-von-Microsoft-365-werden-eingeschraenkt-4690775.html. Wenn Microsoft das so macht ist das so und da hilft auch keine immerwährende Diskussion mit uns. Wir sind nicht Microsoft. Wenn Sie absolut zuverlässige Produkte mit Funktionen benötigen die Outlook nicht unterstützt, dann müssen Sie es machen wie wir und diese Software selber entwickeln lassen und auf Ihrer eigenen Hardware lokal betreiben.
  • Outlook Cache Mode max. 12 Monate, d. h. ich kann praktisch nur über die letzten zwölf Monate sinnvoll suchen25)https://docs.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/mailboxes/only-subset-items-synchronized. Na ja, sinnvoll, nun ja, die Outlook Suche hat noch nie richtig funktioniert.
  • Outlook ist keine zuverlässige Software. Sie unterliegt zudem Microsofts Willkür. Verteilt Microsoft mal wieder ein Zwangsupdate (worauf ich bei der Cloud-Version noch weniger Einfluss habe als bei einer lokalen Software), kommt es regelmäßig zu Problemen zu deren Lösung die Zuarbeit des Herstellers erforderlich ist. Das kann gerne mal ein paar Wochen dauern26)https://www.borncity.com/blog/2019/08/06/probleme-bei-microsoft-outlook-anfang-august-2019/.
  • Wenn Branchensoftware in Outlook integriert wird, dann gibt es weder vom Brachenhersteller noch von Microsoft Support dafür. Seien Sie sich dessen unbedingt bewusst, dass Sie darauf warten müssen, bis der Hersteller Ihrer Branchensoftware das Problem in einer neuen Version behebt – oder eben nicht.
  • Features verschwinden nach und nach aus Outlook. Verlassen Sie sich also nie darauf, dass der gewohnte Funktionsumfang morgen noch bereitgestellt wird. So ist das Exportieren von Kontakten in der Mac Version heute schon nicht mehr möglich, weil die Funktion abgeschafft wurde.
  • Für als „bekannt“ eingestufte Fehler gibt es keinen Supportanspruch27)https://www.itk-security.de/quo-vadis-it/. Weil es so schön ist zitiere ich eine offizielle Stellungnahme, die ich schriftlich vom Microsoft Support vorliegen habe: „Sehr geehrter Herr Ruppelt, vielen Dank für Ihre Nachricht. Wenn es laut Microsoft ein offzieller Bug ist dann gibt es leider nichts was wir tun können. Sie können auf der „UServoice“ Webseite von Microsoft anfragen, dass es bald gefixt wird, das ist leider alles ausser abzuwarten bis Microsoft den Fix herausgebracht hat. Bugfix Requests können wir bei Microsoft leider nicht stellen. Mit freundlichen Grüßen“ [Anmerkung: Rechtschreibfehler im Original wurden belassen.]28)https://www.itk-security.de/quo-vadis-it/
  • Die Liste bekannter Fehler ist indes lang. Sehr lang. Sehr, sehr lang29)https://support.office.com/en-gb/article/fixes-or-workarounds-for-recent-issues-in-outlook-for-pc-ecf61305-f84f-4e13-bb73-95a214ac1230?ui=en-US&rs=en-GB&ad=GB#bkmk_june2017su.
  • Im Fall von Fehlern, die bisher nicht bekannt sind, gibt es auch erst Support wenn man erst einmal alles gelöscht und neu eingerichtet hat. Denn das ist grundsätzlich in allen Fällen der primäre „Lösungs“ansatz von Microsoft30)https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/troubleshoot/outlook-crashes/crash-issues.

Ein Ring, sie zu knechten, sie alle zu finden,
Ins Dunkel zu treiben und ewig zu binden.

Quelle: http://www.derherrderringe.de/geschichte/gedicht/
  • Aktivierung eines Kontos insgesamt auf max. 5 PCs oder Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones (war auch bisher so, wurde aber selten von Kunden konsistent eingehalten. Beim Wechsel auf Cloud muss man aufpassen, Microsoft schmeißt den Kunden einfach völlig zu Recht raus, wenn Betrug festgestellt wird).38)https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/office-365-enterprise-e3-business-software?activetab=pivot%3Aoverviewtab

Etwas weiter oben verwies ich auf die Liste von „als bekannt eingestufte Probleme“, zu denen es höchst offiziell keinen Support von Microsoft gibt. Weil die Probleme bekannt sind. Die vollständige Liste ist hier verlinkt39)https://support.office.com/en-gb/article/fixes-or-workarounds-for-recent-issues-in-outlook-for-pc-ecf61305-f84f-4e13-bb73-95a214ac1230?ui=en-US&rs=en-GB&ad=GB#bkmk_june2017su, aber natürlich sehr technisch und in englischer Sprache. Ich möchte deshalb nur ein paar wenige Dinge herauspicken um zu demonstrieren, auf welchem Niveau wir uns hier bewegen und ich hoffe, dass dies unseren Standpunkt aus Sicht des IT Betreuers etwas klarer werden lässt.

Von solchen Problemen reden wir, zu denen es keinen Support gibt weil… ähm, „weil ist so“ (das ist nur ein Auszug):

  • Absenderaccount kann in Outlook nicht ausgewählt werden (Problem besteht auch heute noch).
  • Entwürfe gehen in Outlook verloren (Problem besteht auch heute noch).
  • GMail Account kann nicht hinzugefügt werden (Problem besteht auch heute noch).
  • Mailregeln auf dem Rechner unterscheiden sich von denen auf dem Server.
  • Outlook fragt ständig nach Passwort.
  • Gesendete Nachrichten sind immer doppelt vorhanden und werden automatisch als ungelesen markiert (Problem besteht auch heute noch).
  • Outlook Suche funktioniert nicht (Problem besteht auch heute noch).
  • Outlook Suche funktioniert nicht zuverlässig (Problem besteht auch heute noch).
  • Kontakte können nicht geändert werden (Problem besteht auch heute noch).
  • Outlook startet gar nicht.
  • Outlook bleibt beim Startbildschirm hängen.
  • Alle E-Mails werden als blanke Textnachrichten ohne Formatierung verschickt.
  • Kalender wird nicht aktualisiert (Problem besteht auch heute noch).
  • Nachrichten können nicht verschickt werden (Problem besteht auch heute noch).
  • Wiederkehrende Meetings in Brasilianischer Zeitzone haben falsche Zeit (Problem besteht auch heute noch und das seit September 2018 – offizieller Status „investigating“. Microsoft „untersucht“ also seit 1,5 Jahren was die Ursache einer falsch angezeigten Zeit sein könnte, nur um das mal zu verdeutlichen von was für einer Art von Herstellerunterstützung wir hier reden)
  • Outlook stürzt ab wenn man den Nachrichtenverlauf öffnet (Problem besteht auch heute noch).
  • Frei/gebucht Zeiten werden nicht korrekt angezeigt (Problem besteht auch heute noch).
  • Outlook sendet leere Nachrichten (oh, das Ding hat uns unzählige schlaflose Nächste beschert weil auch das natürlich erst nach wochenlanger Diskussion mit dem Hersteller irgendwann doch als Bug eingeräumt wurde… Lösung: Fehlanzeige, einfach auf die „known bugs list“ setzen und schon hat der Kunde keinen Anspruch mehr auf Fehlerbehebung).
  • Kalender-Ausdrucke sind generell schwarz-weiß.
  • Outlook hängt sich auf, sobald man auf „Signieren“ klickt (Problem besteht auch heute noch).
  • Bei Ansicht „überlagerte Kalender“ fehlen einzelne Kalendereinträge (diesen Bug hatten wir ursprünglich gemeldet, statt eines Supports wurde der Fehler bestätigt und auf die Liste genommen, der Kunde schaute in die Röhre40)https://www.itk-security.de/zwangsupdate-zerstoert-outlook-kalender/).
  • To Do Leiste und Aufgabenübersicht zeigen keine Inhalte.
  • Ansicht „Personen“ zeigt keine Kontakte.
  • Zweites Profil kann nicht erstellt werden (Problem besteht auch heute noch).
  • Scrollen funktioniert nicht richtig (Problem besteht seit 2016 – (!) – und auch heute noch)

Und dann gibt es natürlich noch die netten Foibles von Outlook, die jetzt nicht unbedingt direkt vom Arbeiten abhalten, aber einfach nur unfassbar nervig sind. So Dinge wie Kalender, die sich nicht ausblenden lassen weil Microsoft der Meinung ist, jeder muss hunderte Geburtstagskalender in der Kanzlei haben. Und die verdoppeln sich auch gerne mal, löschen unmöglich. Wie schrieb mir einer meiner Kunden die Tage so treffend, vielleicht führt Microsoft ja bald noch verpflichtend für alle den Sterbekalender ein.

Doppelter Kalender „Datenschutz“ und dazu gleich ein Geburtstagskalender

Persönlicher Kommentar

Ich kann Exchange nicht leiden. Ich kenne keinen anderen Mailserver, der so wartungsintensiv ist. Dessen Performance so unterirdisch schlecht ist.

Mag daran liegen, dass Exchange kein Mailserver mehr ist sondern Microsofts Versuch, eine Kollaboration-Software zu bauen.

Aber wie so oft gilt auch hier: You get what you pay for.

Wo andere (professionelle) Hersteller CRM Lösungen um die 100,- € pro Mitarbeiter und pro Monat anbieten und damit dann aber auch funktionierende Lösungen auf verteilten Hochleistungsservern einsetzen – beispielsweise aufgetrennt in zentrale Benutzerverwaltung, mehrere redundante Applikationsserver, spezialisierte Hochleistungsdatenbanksysteme die skalierbar sind usw. – setzen die meisten Kunden mit lokalem Exchange Server auf ein einziges Stück Windows Software (Exchange) auf einer einzigen Windows Kiste (Windows Server). Auf der nicht selten auch noch zig andere Serverprodukte laufen (z. B. E-Mail Archivierung). Es ginge auch durchaus auf verteilten Systemen, aber das kostet ja Geld.

Verkaufspreis der Cloud-Lösung übrigens: Mit 3,40 € netto pro Mitarbeiter und Monat41)https://products.office.com/de-de/exchange/exchange-online?activetab=pivot:overviewtab ungefähr 1/30 des Preises einer vernünftigen Software. Noch Fragen, Kienzle?

Um vielleicht auch das abschließend zu erwähnen, ich stehe Cloud Lösungen grundsätzlich sehr skeptisch gegenüber, weil man dabei auf Gedeih und Verderb auf Hersteller angewiesen ist, die Gewinnmaximierung und inkompetenten Ostblock-Support auf ihre „wertgeschätzten“ Kunden loslassen42)https://www.itk-security.de/hinhalten-zermuerben-luegen-heute-im-angebot-microsoft/. Selbst wenn man kompetenten Support bekommt, dann in aller Regel nur unter Missachtung vieler datenschutzrechtlicher Vorschriften („Wir brauchen den gesamten Mailverkehr Ihres Geschäftsführers der letzten drei Monate, um Ihnen helfen zu können. Ohne das erfolgt keine Bearbeitung Ihres Supportfalls“ – siehe eigener Artikel hierzu: Hinhalten, zermürben, lügen – heute im Angebot: Microsoft43)https://www.itk-security.de/hinhalten-zermuerben-luegen-heute-im-angebot-microsoft/). Unabhängig von Microsoft kann ich auch ganz generell noch einmal meinen Artikel zum Vergleich von Cloud und on Prem wärmstens empfehlen. Eine Handhabe gegenüber solchen Herstellern gibt es nicht, damit muss man sich abfinden.

Auch wenn der Cloud-Dienst mal zwei Tage nicht funktioniert. Oder auch wenn Nachrichten nicht, nicht zuverlässig oder nicht sofort zugestellt werden. Und wenn das vier oder fünf Wochen dauert, dann dauert es eben vier oder fünf Wochen44)https://www.itk-security.de/hinhalten-zermuerben-luegen-heute-im-angebot-microsoft/. Bitte bedenken Sie dies unbedingt, es ist uns ja bekannt was für einen hohen Stellenwert der Missbrauch von E-Mails als vermeintlich zuverlässiges Medium insbesondere bei unseren Kanzlei-Kunden genießt.

Microsoft Teams war z. B. am Montag mal eben einen ganzen Tag offline (auch ein Office 365 Produkt), weil es offenbar nicht dem gewachsen war, dass jetzt angesichts Corona Virus alle „plötzlich“ im Home Office arbeiten. Und das nicht zum ersten Mal in den vergangenen Tagen45)https://www.focus.de/digital/internet/stoerung-bei-dienst-deutschland-im-home-office-home-office-wegen-corona-microsoft-teams-geht-in-die-knie_id_11777432.html. Selbiges gilt für Outlook in der Cloud, auch das ließ zeitweise keine Anmeldung zu46)https://www.borncity.com/blog/2020/03/03/microsoft-365-outlook-anmeldestrung-3-3-2020/.

Bei on premise Exchange Servern haben wir möglicherweise eine gefühlt höhere Erreichbarkeit, aber das liegt eigentlich nur daran, dass man die Updates bei Exchange Servern nicht regelmäßig durchführt. Die Erfahrung zeigt, dass wir dafür mindestens zwei, eher drei Tage möglichen Ausfalls einplanen müssen also gehe ich schon jetzt davon aus, dass auch dieses letzte Update bei keinem Kunden installiert wird der über keine redundante Exchange-Infrastruktur verfügt.

Kurzum: Exchange ist nicht zu gebrauchen. Als „kleines“ on premises Produkt sowieso nicht, als Cloud Lösung mei, wenn es denn sein muss. Denn:

Microsoft Exchange ist eines der wenigen Produkte, das ich – wenn ich die Wahl habe – niemals selber betreiben würde. Es ist ein Ressourcenfresser und macht nur Sinn mit mehreren Exchange Servern auf redundanter Hardware im Verbund. Über den Betrieb einer eigenen Exchange Infrastruktur kann man nachdenken, wenn entweder ganz besondere Voraussetzungen vorliegen oder aber z. B. ab einer bestimmten Nutzerzahl (vielleicht ab 5.000 Benutzern sinnvoll denkbar, wobei selbst da eigentlich nicht – mein letztes Projekt dieser Größenordnung war genau umgekehrt, nämlich die Migration von rund 4.800 on premises Exchange Mailboxen in die Cloud).

In jedem Fall gilt: Exchange lokal macht nur Sinn, wenn ein Budget für redundante Systeme vorhanden ist.

Kurzum #2: Eigentlich gibt es keine Legitimation, dieses Produkt selber zu betreiben, außer die Online-Version hat zu viele Einschränkungen (die ich in einer lokalen Umgebung entgegen Herstellervorgabe umgehen kann).

Im Übrigens propagiert auch Microsoft nur noch die Cloud Lösungen.

Ich persönlich empfehle jedem Kunden den Wechsel auf die Cloud-Version, weil er damit in jedem Fall besser und zuverlässiger und sicherer und günstiger fährt. Aber Voraussetzung ist, dass man sich an die Microsoft Spielregeln hält.

Schlusswort: Wie Sie Ihren Exchange aufbohren und Sonderfälle für Ihr Unternehmen konstruieren, die mit Bastelei doch umgesetzt werden können, ist Ihre Sache. Microsoft hat selten „harte“ Limits. Ich kann Ihnen nur sagen, machen Sie es nicht, wenn Sie eine halbwegs zuverlässige Software erwarten. Da ist Outlook ohnehin das falsche Produkt und man sollte es nicht auf die Spitze treiben.

Und bei aller Fairness möchte ich ganz deutlich klarstellen, dass wir hier praktisch nur von „Cornercases“ reden. 99% der Anwender kommen mit dem Umfang, den Exchange und Outlook bieten, wunderbar zurecht.

Für die 1% der Kunden, die besondere (hausgemachte) Anforderungen haben oder meinen, diese zu haben, wird sich Microsoft – meiner Meinung nach völlig zurecht – nicht verbiegen.

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Quellenverzeichnis   [ + ]

1. https://www.itk-security.de/wir-stellen-den-support-fuer-outlook-offiziell-ein/
2, 3. https://support.microsoft.com/en-us/help/981245/issues-that-can-occur-when-you-add-multiple-exchange-accounts-in-the-s
4. https://support.office.com/de-de/article/zulassen-dass-eine-andere-person-ihre-e-mail-und-ihren-kalender-verwaltet-41c40c04-3bd1-4d22-963a-28eafec25926
5. https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration-exo/shared-mailboxes
6, 16, 33, 34, 35, 36, 37. https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits
7. https://www.windowspro.de/tipp/outlook-aus-freigegebenem-postfach-versandte-mails-landen-nicht-ordner-gesendete-elemente
8. https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/policy-and-compliance/mail-flow-rules/mail-flow-rules?view=exchserver-2019
9. https://docs.microsoft.com/de-de/powershell/exchange/exchange-online/connect-to-exchange-online-powershell/connect-to-exchange-online-powershell?view=exchange-ps
10. https://www.mailstore.com/de/lp-mailstore-server-exchange-archivierung/
11. https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/policy-and-compliance/journaling/journaling?view=exchserver-2019
12. https://support.office.com/en-us/article/add-an-email-account-using-advanced-setup-560a9065-3c3a-4ec5-a24f-cdb9a8d622a2
13, 29, 39. https://support.office.com/en-gb/article/fixes-or-workarounds-for-recent-issues-in-outlook-for-pc-ecf61305-f84f-4e13-bb73-95a214ac1230?ui=en-US&rs=en-GB&ad=GB#bkmk_june2017su
14. https://answers.microsoft.com/de-de/msoffice/forum/all/outlook-2016-erlaubt-erstellung-von-ordner-namen/cf8a45e8-76e0-45c1-be56-1027340812d1
15. https://support.microsoft.com/en-us/help/2563324/current-issues-with-exchange-activesync-and-third-party-device
17. https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/mail-flow/message-rate-limits?view=exchserver-2019
18, 42, 43, 44. https://www.itk-security.de/hinhalten-zermuerben-luegen-heute-im-angebot-microsoft/
19, 22. https://www.zdnet.de/88378132/zu-viele-im-home-office-microsoft-drosselt-einige-office-365-dienste/
20. https://www.heise.de/newsticker/meldung/Microsoft-Teams-Ausfall-wegen-Zertifikatsablauf-4652527.html
21, 23. https://support.skype.com/de/statusarchive/ICM178132705
24. https://www.heise.de/newsticker/meldung/Nutzerandrang-Dienste-von-Microsoft-365-werden-eingeschraenkt-4690775.html
25. https://docs.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/mailboxes/only-subset-items-synchronized
26. https://www.borncity.com/blog/2019/08/06/probleme-bei-microsoft-outlook-anfang-august-2019/
27, 28. https://www.itk-security.de/quo-vadis-it/
30. https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/troubleshoot/outlook-crashes/crash-issues
31, 32. https://support.microsoft.com/de-de/help/2768656/outlook-performance-issues-when-there-are-too-many-items-or-folders-in
38. https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/office-365-enterprise-e3-business-software?activetab=pivot%3Aoverviewtab
40. https://www.itk-security.de/zwangsupdate-zerstoert-outlook-kalender/
41. https://products.office.com/de-de/exchange/exchange-online?activetab=pivot:overviewtab
45. https://www.focus.de/digital/internet/stoerung-bei-dienst-deutschland-im-home-office-home-office-wegen-corona-microsoft-teams-geht-in-die-knie_id_11777432.html
46. https://www.borncity.com/blog/2020/03/03/microsoft-365-outlook-anmeldestrung-3-3-2020/
patrick.ruppelt